¿En qué, quién, cuándo y porqué hacer una delegación de tareas?

Delegar consiste en proporcionar a una persona o empresa el poder, la autoridad, la autonomía, la facultad o la responsabilidad para que pueda tomar decisiones, resolver problemas, desempeñar funciones o ejecutar tareas, sin necesidad de que nos tenga que consultar u obtener nuestra aprobación.

Es necesario destacar que delegar no es simplemente la asignación de un mayor número de tareas a un trabajador, sino que al delegar, el trabajador adquiere el poder para tomar las decisiones que crea conveniente, la autoridad para ejecutar la tarea como juzgue mejor, la autonomía en el desempeño de la tarea, la facultad para representarnos en el cumplimiento de la tarea, y la responsabilidad por la tarea y por los resultados, si bien la responsabilidad final puede caer también del lado de la persona que delega.

¿En qué proyectos delegar?

Para elegir correctamente la tarea, debemos ser conscientes de que existen unas más convenientes que otras para la delegación, y si bien para algunas es totalmente recomendables, es necesario saber identificar aquellos proyectos en los que no es recomendable, atendiendo a los siguientes criterios: responsabilidad, control, autonomía, complejidad, traspaso de conocimiento, esfuerzo, presupuesto.

¿En quién delegar?

Es necesario identificar a la persona adecuada, requiriendo de esta forma a personas que sean capaces de concentrar el mayor número y en la mayor medida las siguientes aptitudes: proactividad, participación, capacidad de integración, colaboración, decisión, confianza, seguridad, resolutividad.

¿Cuándo delegar?

Dado el escenario actual, tenemos que saber cuándo delegar, y aquí exponemos una serie de motivos que aconsejan la delegación:

• Carencia de conocimientos, habilidades o de la experiencia necesaria para encargarnos de una tarea

• Falta de tiempo para hacer una labor

• Necesidad de dedicarnos a una tarea más rentable, o tal vez a abrir otro tipo de negocios para explotar en el futuro

• Porque, aunque podamos realizar una labor, siempre hay alguien que podría hacerlo más rápido, mejor y por menos dinero.

¿Por qué delegar?

¿Qué ventajas e inconvenientes presenta la delegación de tareas?

Ventajas:

• mayor tiempo libre: nosotros solos no podemos hacerlo todo. Al delegar, nos liberamos de tantas funciones o tareas, y obtenemos un mayor tiempo libre que podemos utilizar para realizar solamente funciones o tareas importantes, o para poder realizarlas de una manera más eficiente.

• aprovechar las competencias de los trabajadores: al delegar, podemos aprovechar al máximo los conocimientos, las habilidades, las capacidades, las aptitudes, la creatividad y el liderazgo de nuestros trabajadores. Competencias que antes podríamos ni siquiera haber sabido que existían.

• mayor motivación: al darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, nuestros trabajadores se sentirán más considerados, más útiles y más importantes, aumentando así su autoestima y su motivación.

• mayor compromiso: a darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, nuestros trabajadores se sentirán más reconocidos, más tomados en cuenta y con mayor influencia en los resultados, aumentando así su identificación y compromiso con la empresa.

• mayor participación: al contar con trabajadores más identificados y comprometidos, tendremos trabajadores más participativos y así, por ejemplo, trabajadores que nos brinden sugerencias por iniciativa propia, o que sean más cooperativos con sus compañeros y con nosotros.

• mayor productividad: al contar con trabajadores con mayor autoestima y motivación, más identificados y comprometidos con la empresa, y más participativos y cooperativos, tendremos trabajadores más productivos y eficientes.

• mayor eficiencia: al delegar no sólo tendremos trabajadores más eficientes, sino que también el hecho de delegar nos permitirá tener procesos más eficientes, por ejemplo, debido a que el trabajador ya no necesitará estar consultándonos u obteniendo nuestra aprobación para tomar una decisión, resolver un problema o ejecutar una tarea.

• mayor rentabilidad: finalmente, al contar con trabajadores motivados, identificados, comprometidos, participativos, productivos y eficientes, tendremos una mayor producción (pero de calidad), clientes más satisfechos, mayor competitividad, y una mayor rentabilidad en nuestra empresa.

Inconvenientes de una delegación inapropiada:

• Descentralización: aparición de corrientes divergentes a las deseadas en la estrategia de la empresa

• Descontrol: sensación producida al empresario al no poder llevar a cabo todas las tareas deseadas

• Pérdida de perspectiva.

Video: Aprende a delegar en tu empresa.

Fuente: Cleventy.